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Título:  Executive Assistant

Fecha:  23-jun-2022
Ubicación: 

Madrid, España, España

Empresa:  00L6-CEPSA TRADING, S.A.U

Qué esperamos de ti:

 

Integrado/a en Cepsa Trading, te responsabilizarás de asistir al área efectuando labores de soporte y gestión administrativa, tratamiento y procesamiento de información, en ocasiones confidencial, llevando a cabo labores de transmisión y comunicaciones restringidas y/o ligadas al protocolo e imagen de la empresa, y gestionando la organización operativa de la oficina del área en la que se ubica y de la actividad de su equipo administrativo, si lo hubiera. Todo ello, de acuerdo a las directrices e instrucciones de aplicación en el área, y a las normas y procedimientos establecidos.

 

Para ello, tus funciones principales serán:

 

  •        Colaborar en la elaboración de informes y presentaciones de acuerdo a instrucciones recibidas.
  • Realizar las gestiones de Compras pertinentes en el Sistema: elaboración de pedidos.
  • Realizar las cestas de auditoria ECOFIN/Operaciones, cestas para las areas de Vetting/Bunker/Gas&Power, consultoría, rellocation y mudanzas, renovación de suscripciones y sistemas de información, traducciones, tarjetas de visita, consultoría legal.
  • Liquidaciones de tarjetas de crédito (contabilización de los movimientos realizados con las tarjetas de crédito corporativas, etc.). Revisión, aceptación y seguimiento del pago de las facturas vinculadas a las áreas.
  • Gestionar las comunicaciones internas y externas del área y atender las comunicaciones telefónicas cuando sea necesario. Atender con cortesía a las personas que visitan la empresa o nuevas incorporaciones.
  • Gestionar y mantener el repositorio documental en su ámbito. Realizar las actividades que se precisen de digitalización, archivo, gestión administrativa, recepción, envío y distribución.
  • Coordinar y gestionar de manera conjunta las reuniones y la agenda de trabajo de las áreas que corresponda, reservando las salas necesarias y dando soporte en la conexión de las videoconferencias.
  • Participar en eventos internos y externos del área.
  • Organizar todo lo referente a los desplazamientos, coordinando y procesando liquidaciones de gastos de los viajes de las personas identificadas en su área. Reserva de viajes para empleados que solicitan ayuda.
  • Realizar actividades y tareas encaminadas a prestar soporte administrativo y cualquier otra tarea asignada por su responsable, dentro de su ámbito de actuación.

 

Qué estamos buscando:

 

  •        Titulación medio o superior.
  • Inglés muy alto y valorable el conocimiento de un tercer idioma.
  • Dominio de Microsoft Office (especialmente Word, Excel, PowerPoint y Outlook) y conocimiento de otras herramientas ofimáticas.
  • Experiencia: Posee la formación requerida o experiencia práctica asimilable de al menos 2 años.

 

 

Localización: Torre Cepsa (Madrid)

 

 

Cepsa vela por la igualdad de oportunidades, identificando y desarrollando todo el potencial de las personas basándose exclusivamente en sus capacidades para el desempeño de sus funciones.

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